Crear automatizaciones para transacciones

Con la capacidad de automatizar, podrás agilizar y simplificar la contabilización de tus transacciones bancarias.  En este artículo te enseñamos cómo configurar una automatización para este proceso específico.

1. Accede a tu cuenta de Embat a través del siguiente enlace.
2. Añade tus credenciales: email y contraseña.
3. Accede al apartado de Automatización desde el menú desplegable que encontrarás a la izquierda:
   
   
   
4. Accede a la pestaña Transacciones
   
   
5. Luego, haz clic en el botón Crear automatización ubicado arriba a la derecha:
   
6. Nombre de la Automatización: Empieza por darle un nombre descriptivo que te permita identificar fácilmente la automatización más adelante.
   
   
7. Prioridad: Indica la prioridad de la automatización respecto a otras ya previamente creadas.
    
8. Definición de Condiciones:
   • Haz clic en "Añadir compañía".
   • Selecciona una, varias o todas las compañías sobre las cuales deseas configurar las condiciones.
   • Comienza configurando la primera condición.
     
     
9. Uso de “+O”. Si necesitas agregar más condiciones para las compañías seleccionadas, haz clic en "+O" para añadir otra línea. Cuando utilizas "+O", estás indicando que deseas establecer una condición alternativa. Esto significa que la automatización se activará si se cumple al menos una de las condiciones especificadas. Ejemplo: "Para todas las compañías, si el concepto es 'transferencia manual' o la divisa es EUR, aplica estas acciones". Después de completar la configuración de las condiciones, selecciona "Guardar".
   
10. Uso de "+Y". Para configurar condiciones que se deben cumplir simultáneamente, puedes usar "+Y" tantas veces como quieras.
    
    
11. Añadir Compañía: Si quieres configurar más condiciones para otra selección de compañías diferente, haz clic en "Añadir compañía". Recuerda que posteriormente, en Acciones, deberás definir acciones para todas y cada una de las compañías seleccionadas.
12. Configuración de Acciones:
    • Haz clic en "Añadir compañía".
    • Selecciona la compañía sobre la cual deseas ejecutar las acciones. En caso de que quieras seleccionar más de una compañía deberás agregar una línea por cada una de ellas utilizando la acción “Añadir compañía”. 
    • Por cada compañía podrás seleccionar la cantidad de acciones que desees realizando clic en “Añadir acción”
      
      
13. Cómo último paso encontrarás Configuración con las siguiente opción:
    • Aplica a todas las transacciones anteriores: La regla creada aplica para todo el historial de transacciones.

Las siguientes notas te ayudarán a tener más contexto sobre los casos de uso posibles en Automatización: 

Condiciones

1. Concepto: es la descripción que viene asociada a una transacción bancaria. Según el operador que selecciones, hará foco en las transacciones en las que la descripción sea la misma, contenga ciertos términos, no los contenga, empiece o termine por ciertas palabras.Ejemplo de uso: En general este tipo de configuración se usa para identificar movimientos y luego categorizarlos. Otros ejemplos de conceptos adicional a ‘comisión’ pueden ser ‘nomina’, ‘transferencia compañía xx’, ‘mantenimiento’, ‘intereses’, ‘seguros sociales’, ‘retenciones’, ‘comisiones varias’, ‘interco’, etc
2. Tipo de transacción: es una categorización interna adicional que se utiliza para clasificar y organizar diferentes tipos de transacciones. Esta categorización ayuda a simplificar y agilizar el proceso de configuración y automatización de tareas relacionadas con dichas transacciones. Al definir tipos de transacciones, se pueden crear automatizaciones que manejen múltiples situaciones bajo una misma categoría, evitando la necesidad de configurar reglas separadas para cada variante específica. Ejemplo de uso: Automatizar la contabilización de las comisiones bancarias que se cobran por sus diferentes cuentas bancarias en varios bancos. Para este caso seleccionaremos el tipo de transacción “Comisión bancaria”.
3. Producto: es una configuración interna que se utiliza para agrupar y organizar todos los movimientos asociados a un mismo tipo de cuenta o producto financiero dentro de una entidad bancaria. Permite definir automatizaciones  y acciones específicas para cada tipo de cuenta o producto financiero. Esto facilita la gestión automatizada de movimientos financieros, asegurando que las transacciones se procesen adecuadamente según el tipo de producto al que pertenecen. Ejemplo de uso: Configurar que para un tipo de producto (por ejemplo C.C. *6050) con el concepto xx, se asigne luego en acciones una categoría y un tag.
4. Importe: es un atributo que se define en las condiciones de una automatización, representando el valor monetario de una transacción. Permite especificar condiciones basadas en el monto de dinero involucrado. En una automatización, el "Importe" se utiliza para establecer reglas que se activan cuando se cumplen ciertas condiciones monetarias. Ejemplo de uso: Para importes recurrentes como recibir ingresos mensuales de €10.000, o indicar que el importe sea mayor a €0 en una determinada transacción.
5. Divisa: en una automatización, la "Divisa" se utiliza para definir reglas que se activan cuando las transacciones están en una moneda específica. Esto permite gestionar de manera precisa las transacciones internacionales o multimoneda.Ejemplo de uso: Establecer una condición para las transacciones en una divisa específica, como USD. Cada vez que se registre una transacción en USD, la automatización se activa y ejecuta las acciones definidas.

Acciones

1. Categoría: es una automatización que clasifica automáticamente ciertos movimientos según criterios predefinidos. La automatización identifica y categoriza transacciones basándose en criterios específicos. Si no se ha creado una categoría previamente, consulta su paso a paso. Ejemplo de uso: Configurar un criterio para identificar ciertos movimientos, como pagos recurrentes, transacciones mayores a un cierto importe, o movimientos en una divisa específica. Cada vez que se registre una transacción que cumpla con los criterios definidos, la automatización la categoriza automáticamente según lo establecido.
2. Tags: Es una automatización que asigna transacciones a un tag ya creado. Esto permite una mayor granularidad en la categorización, facilitando la generación de informes más detallados en Analítica. La automatización asigna transacciones a tags específicos según criterios predefinidos. Ejemplo de uso: Configurar un criterio para identificar ciertos movimientos que se deben etiquetar, como gastos de marketing, ingresos por ventas, o transacciones internacionales. Cada vez que se registre una transacción que cumpla con los criterios definidos, la automatización asigna el tag correspondiente automáticamente.
3. Visibilidad en Tesorería: Es una automatización para ocultar en tesorería la transacción que cumpla con las condiciones establecidas en la regla. La consecuencia será ver esta transacción en color gris dentro de la sección de Bancos, y en el módulo de Tesorería se verá dentro de la categoría “Omitidos”. Considerar en este último caso que si bien se encuentra “oculta” en tesorería, dicho importe es considerado para el balance de tesorería al final del período.
4. Contacto: es una automatización que asigna transacciones a la cuenta de un cliente o proveedor específico. La automatización asigna transacciones a contactos específicos basándose en condiciones predefinidas. Esto permite clasificar y organizar las transacciones asociadas a cada cliente o proveedor de manera precisa y eficiente.  Ejemplo de uso: Se quiere rastrear todas las transacciones bancarias relacionadas con su proveedor "Viñedo La Rioja S.A.". La automatización detecta las transacciones con el concepto "Viñedo La Rioja" y las asigna al contacto "Viñedo La Rioja S.A.". Esto permite que todas las transacciones bancarias de este proveedor estén asociadas a su contacto correspondiente, facilitando el seguimiento y la gestión de sus pagos.
5. Propuesta: es una automatización que se utiliza cuando hay transacciones similares y simultáneas que actualmente van a 'Enlazar', y al usuario no le importa cómo se combinan. En estos casos, las transacciones que cumplan las condiciones definidas en esta regla, se moverán a 'Validar' junto con la primera previsión coincidente.
6. Cuenta de contrapartida: es una automatización que asigna automáticamente la cuenta de contrapartida a una transacción según las condiciones especificadas. La automatización asigna la cuenta de contrapartida específica a las transacciones basándose en condiciones predefinidas. Ejemplo de uso: Se necesita registrar todas las comisiones bancarias en una cuenta específica. La automatización detecta las transacciones con el concepto "Comisión Bancaria" y les asigna la cuenta de contrapartida "xx - comisiones bancarias". Esto asegura que todas las comisiones bancarias se registren correctamente en la contabilidad sin intervención manual.
7. Descuadre positivo: es una automatización que asigna automáticamente una cuenta de contrapartida definida a los descuadres positivos. Este caso sirve para contabilizar diferencias positivas. La contabilización se debe realizar inicialmente entre una transacción y una operación, y luego la diferencia positiva mencionada. Es importante recalcar que debe existir una operación cuyo importe esté dentro del rango de diferencia con la transacción para que esta regla se aplique correctamente. En dicha configuración, también podrás indicar el texto del asiento.
8. Descuadre negativo: es una automatización que asigna automáticamente una cuenta de contrapartida definida a los descuadres negativos. Este caso sirve para contabilizar diferencias negativas. La contabilización se debe realizar inicialmente entre una transacción y una operación, y luego la diferencia negativa mencionada. Es importante recalcar que debe existir una operación cuyo importe esté dentro del rango de diferencia con la transacción para que esta regla se aplique correctamente. En dicha configuración, también podrás indicar el texto del asiento.
9. Visibilidad en Contabilidad: es una automatización para ocultar en contabilidad la transacción que cumpla con las condiciones establecidas en la regla. La consecuencia será ocultar esta transacción en el módulo de Contabilidad. Esta transacción no se visualizará. 

Si tienes cualquier duda adicional, contacta con el equipo de Customer Experience o envía una solicitud a través de este enlace.