Crear y aprobar solicitudes de aprobación de pagos

Esta funcionalidad optimiza y agiliza el proceso de aprobación de pagos, brindando mayor control y trazabilidad. En esta guía rápida, te explicamos paso a paso cómo preparar una remesa y aprobarla de manera eficiente.

Configuración inicial: antes de realizar el primer pago, recuerda que puedes configurar tus flujos de aprobación para definir lógicas de firma solidaria, mancomunada o secuencial. Además, puedes establecer límites según el importe o la cuenta de pago mediante la creación de reglas de pago, asegurando mayor control y seguridad en el proceso.

Aprobación de pagos subidos por fichero También puedes aplicar flujos de aprobación a los pagos que subas desde el módulo de Ficheros, siempre que hayas creado una regla de pago desde Automatización. En las condiciones de la regla, selecciona la opción Tipo y luego Fichero.
Estos pagos seguirán el mismo flujo de aprobación que cualquier remesa creada desde la pestaña “Preparar”, aunque, debido a la variedad de formatos bancarios, el sistema no puede leer el contenido del fichero, por lo que no se mostrará ni el número de pagos ni el importe total.

Crea una remesa de pagos y envíala a los firmantes para su aprobación

Paso 1

En la sección "Preparar", selecciona  los documentos o facturas  que deseas incluir en la remesa de pagos.

En la parte derecha, visualizarás:

• Concepto de la remesa
• Cuenta de pago asociada
• Detalle del balance actual de la cuenta, y del balance después del pago

Paso 2

Al hacer clic en Solicitar aprobación”, si existe alguna regla de pago creada, se abrirá un detalle del flujo de aprobación que aplicará sobre la remesa, junto con la opción de añadir un mensaje adicional. Al hacer clic en Enviar solicitud, la remesa quedará solicitada para aprobación.

Paso 3

Dentro del apartado Remesas,  podrás revisar el estado de la solicitud y hacer un seguimiento del estado de la remesa, que será  "Por aprobar”, hasta que los miembros del flujo de aprobación aprueben, o “Rechazada” en caso de que algún miembro rechace la solicitud.

Paso 4

Notificación a los aprobadores:
 

• El aprobador o aprobadores designados dentro del flujo de aprobación recibirán un correo y una notificación en Embat con la solicitud. 
• En caso de un flujo de aprobación mancomunado, se notificará a todos los aprobadores correspondientes.

Paso 5

El usuario aprobador podrá acceder al Centro de Aprobaciones desde el email, o desde notificaciones para gestionar las solicitudes de pago y aceptar o rechazar las solicitudes.

Paso 6

El usuario podrá aprobar una solicitud de pago, haciendo clic en “Aprobar” o de lo contrario rechazarla haciendo clic en “Rechazar”.  En este caso, el aprobador deberá indicar un motivo del rechazo, que será enviado al preparador por email.

Revisión de cuentas bancarias añadidas desde Embat

En algunos casos, el preparador de pagos puede añadir o modificar datos bancarios de uno o varios beneficiarios directamente desde Embat, justo antes de enviar la remesa a aprobación.

Por ese motivo, en el Centro de Aprobaciones, el aprobador verá, en el detalle de la solicitud, un banner informativo si alguna de las facturas incluidas en la remesa contiene una cuenta bancaria añadida manualmente. Este aviso actúa como medida de seguridad para alertar al aprobador de que se han introducido nuevos datos sensibles antes del pago.

Al hacer clic en “Revisar beneficiarios”, o al abrir el detalle de la remesa, se mostrará un listado con todas las facturas incluidas. Aquellas que contengan cuentas bancarias añadidas manualmente estarán marcadas con un punto rojo junto a la celda de la cuenta del beneficiario. Al pasar el cursor por encima, un tooltip mostrará qué usuario hizo el cambio y en qué fecha y hora.

Esto permite al aprobador revisar los casos necesarios antes de aceptar o rechazar la solicitud.

Paso 7

Para aprobar la solicitud, el aprobador recibirá un SMS con el código de verificación en su teléfono móvil, que deberá introducirlo en la plataforma.

Nota: En caso de que el aprobador no tenga verificado el  número de teléfono móvil en este paso, tendrá que acceder all perfil de usuario y hacer clic en “Verificar teléfono”. Puedes consultar el paso a paso en el siguiente enlace.

Paso 8

Al hacer clic en Verificar, si el código es correcto, la solicitud se marcará como aprobada y se ejecutará el pago a los beneficiarios. 

Nota: En los casos en los que haya más de un aprobador incluido en el flujo, el pago no se lanzará hasta que todos los miembros hayan aprobado la solicitud.

Si tienes cualquier duda adicional, contacta con el equipo de Customer Experience o envía una solicitud a través de este enlace.